Language Language

Operationeel werken in SAP, een How-To-Do Gids

Data in SAP of Excel?

Wanneer een organisatie een bepaalde omvang heeft is het een voordeel om met een ERP-systeem als SAP te werken. Belangrijke bedrijfsinformatie van de verschillende afdelingen komt dan geïntegreerd en real-time beschikbaar. Door deze data te stroomlijnen kunnen de KPI’s van een organisatie verbeterd worden. Denk hierbij aan het bestelpunt, de veiligheidsvoorraad, de bestelgrootte, het juiste voorraadniveau rekening houden met de doorlooptijden van inkoop en productie en het afnamepatroon. Door dit soort getallen op elkaar af te stemmen krijgt het logistieke proces een flow. 

Vaak zien gebruikers door het enorme web aan informatie en de functionaliteiten die SAP aanbiedt door de bomen het bos niet meer. Het kost de medewerkers van organisaties enkele jaren om hun specifieke deel van het systeem onder de knie te krijgen. Door de vele schermen, knoppen en tabellen ontbreekt er een totaaloverzicht van de functionaliteiten en data die SAP aanbiedt waardoor vaak onnodig op Excel wordt overgestapt om de eerdergenoemde parameters te stroomlijnen. 

Ten slotte wordt er ook regelmatig geprogrammeerd in SAP om dit te bewerkstelligen. Dit is vaak een nutteloze en kostbare ingreep die op de lange termijn tegen de organisatie werkt door een slechte beheersbaarheid van het systeem. Dit is echter niet te overzien als je geen overzicht hebt van het hele proces en de systeemintegratie.

We kunnen hiermee concluderen dat er een duidelijke behoefte bestaat om met eenvoudigere dashboards te werken waarbij alle relevante informatie en functionaliteiten in één scherm gecombineerd en bestuurd kunnen worden. Een duidelijk logistiek pad door het oerwoud aan functionaliteit. 

GIB, onze Cockpit

GIB heeft een achtergrond van business consultancy in de logistiek. Logistieke processen optimaliseren is wat wij al 25 jaar doen, en waar we in uitblinken. Doordat we steeds dezelfde problemen met het oerwoud van data, maatwerk en functionaliteiten tegenkwamen bij onze klanten zijn we 15 jaar geleden begonnen met het ontwikkelen van een structuur binnen SAP waarbij de belangrijkste functionaliteiten en data in een intuïtieve gebruikersinterface beschikbaar kwam. Deze oplossing hebben we de Operations Cockpit genoemd. 

De Operations Cockpit heeft een 2-traps raket waardoor optimaal voordeel uit het SAP-systeem kan worden behaald. 

Trap 1: Onderzoek welke functionaliteiten en data gebruikt worden door de gebruiker

Hier kijken we welke functies uit Operations belangrijk zijn voor de verschillende gebruikers zodat zij alleen te zien krijgen wat voor hen relevant is.

 

  • Een inkoper krijgt inkoopschermen zoals purchase requisition, purchase order, sourcing;
  • Een planner krijgt beschikking over MRP Functies zoals material overview, periode details met informatie over de planningselementen van supply en demand, MRP exception messages en consumptie gegevens;
  • Een productiemedewerker krijgt de beschikking over functies zoals stuklijst, missing part, productie- of procesorder en planned order;
  • Een manager krijgt rapportages van sales, productie en inkoop weergegeven;
  • Een Master Datamedewerker krijgt de mogelijkheden om de belangrijke velden van de material master in een scherm te overzien en aan te passen. 

Tevens worden de relevante velden gekoppeld aan het betreffende overzicht en de overbodige velden weggehaald, hierdoor krijg je een scherm met een hoge informatiedichtheid en doeltreffende functies. 

 

 

 

Trap 2: Verfijn de logistieke flow door te focussen op uitzonderingen en knelpunten

Wanneer medewerkers en verschillende afdelingen eenmaal werken met de operations cockpit kan deze verfijnd worden door middel van formules en stoplichten. Hierdoor gaat de organisatie zich toespitsen op de uitzonderingen en knelpunten. Sommige materialen hebben een lastige logistieke flow met lever- en productieproblemen. Op deze materialen kan dan de focus gelegd worden. Een selectie uit een oneindige reeks van voorbeelden van het gebruik van stoplichten en formules zijn:

  • Instellen wanneer contracten 90% zijn afgeroepen en 95% zijn afgeroepen en hier een geel en rood stoplicht aan geven;
  • Instellen wanneer een bepaald materiaal 20% en 50% onder de veiligheidsvoorraad komt;
  • Instellen wanneer verkooporders 2 en 4 dagen na de bevestigde datum nog niet geleverd zijn;
  • Een alarm wanneer de leverdatum van een geplande order verstreken is en vrijgave aan productie noodzakelijk is;
  • Prioriteiten en gewichten toekennen aan MRP Exception meldingen;
  • Het is ook mogelijk om velden een specifieke kleur te geven of opmerkingen te plaatsen en op te slaan per materiaal;
  • Et cetera.

Een project van Operations verloopt simpel:

  • De installatie en implementatie van deze module gebeurd binnen twee werkdagen;
  • U medewerkers krijgen praktische workshops over hoe ze met deze module kunnen werken;
  • Hierna gaan jullie zelf aan de slag met het vaststellen van de functionaliteiten en data per gebruiker;
  • Wanneer dit gedaan is gaan we samen ten slotte op de bedrijfsprocessen gespecificeerde formules en stoplichten definiëren, waardoor er op uitzonderingen en knelpunten gefocust wordt.

 

 

Enkele uitspraken van onze klanten:

  • "Mijn mensen kunnen het weer over logistiek hebben in plaats van tabellen en ICT"
  • "Eindelijk zien we weer door de bomen het bos, het was alleen maar brandjes blussen tegenover een duidelijk pad creëren naar de toekomst"
  • "Het geld wat we hebben geïnvesteerd was binnen no-time terugverdiend, de besparing zat hem in efficiency van menskracht en optimalisatie van de logistieke parameters"
  • "Ons maatwerk is met 75% afgenomen, we kunnen weer zonder gevaar een upgrade in SAP uitvoeren"

Bent u enthousiast geworden van dit verhaal of wilt u meer weten over hoe u uw logistieke proces kunt optimaliseren met onze GIB-Oplossingen? Neem dat contact met ons op of volg één van onze Webinars

Maurice Jaminon

Maurice Jaminon is Pre Sales Manager bij GIB NL b.v. Hij startte zijn carrière als SAP SCM Consultant na een universitaire opleiding in Public Administration. Maurice heeft een achtergrond als functionele SCM-consultant en is sinds 2017 actief bij GIB.

GIB NL B.V.

Deventerweg 1g
3843 GA Harderwijk
Telefoon: +31 341 438 570
E-mail: nl@gib.world

Contactformulier

Contactformulier